Uno de los mejores avances de la transformación digital es la posibilidad que tienen las empresas de ofrecer teletrabajo a sus empleados. Os damos algunos consejos y herramientas para que el teletrabajo sea productivo.

Uno de los mejores avances de la transformación digital es la posibilidad que tienen las empresas de ofrecer teletrabajo a sus empleados, sin perder la productividad del negocio.

La situación sanitaria actual por el COVID-19 ha obligado a la mayoría de las empresas a confiar en este modelo de trabajo, al menos el tiempo que dure el estado de alarma. Por eso, se requiere un esfuerzo de organización sobre todo para los profesionales que están menos habituados a esta forma de trabajar.

La tecnología se convierte así en la mejor compañera del trabajo a distancia, aunque no es lo único a tener en cuenta cuando la oficina se traslada al domicilio.

El teletrabajo mejora la productividad en un 35%

Libro blanco del teletrabajo, 2019

Cada vez hay más empresas que usan el teletrabajo, en DEXign creemos en la flexibilidad horaria y el teletrabajo, ofreciendo esta ventaja a nuestros empleados cuando es conveniente. Está demostrado que el teletrabajo aumenta la productividad de los empleados en, al menos, un 35% y mejora la conciliación familiar. (Libro Blanco del Teletrabajo, 2019).

Más aún con la situación del Coronavirus, os animamos a exprimir esta modalidad al máximo, siguiendo estos consejos y herramientas. Además trata de aprender nuevas rutinas a la hora de trabajar para no perder la cabeza y ser más productivo.

Consejos para el teletrabajo desde casa

1. Mentalízate y prepara tu “Home Office”

Trabajar desde casa también es trabajar, así que tómatelo con la misma seriedad que en la oficina. No malgastes tu tiempo laboral en casa para poner lavadoras, salir a la compra, limpiar, etc.

Separa tu tiempo de trabajo y el de “otras tareas” y prepara tu espacio de trabajo en tu casa. Lo ideal sería un cuarto que hiciera de despacho, pero si no es así, habilita una mesa en algún lugar tranquilo y luminoso en el que te sientas cómodo.

2. Organización

Marca unos horarios y sigue rutinas similares a las que normalmente haces cuando acudes a la oficina. Levántate con tiempo suficiente para ducharte, desayunar y ¡muy importante….vestirse! Cuando vas al trabajo, todas estas tareas previas, así como el desplazamiento, hacen que te despejes y te vayas preparando para empezar el día.

Por lo tanto, intenta crear una rutina similar y no te caigas de la cama al ordenador. Esta rutina, además de no ser productiva, acabará siendo perjudicial para tu claridad mental.

Establece una planificación diaria dividida en tareas y especifica en qué momento lo vas a realizar. De este modo será más fácil concentrarse y podrás medir tu productividad. Igualmente, realiza descansos para estirar las piernas y para comer.

3. Es hora de concentrarse

No tener la presión de un jefe o estar rodeado de tus compañeros puede hacer que caigas en distracciones como las redes sociales. Además, si tienes niños en casa o vives con más gente, es importante que pongas de tu parte para cumplir con tus objetivos diarios.

En este sentido, la música te puede ayudar a crear un mejor ambiente que incite a la relajación y a la concentración. Tanto es así, que existe el denominado “Efecto Mozart”, según el cual las personas que trabajan escuchando las obras de este gran compositor aumentan su productividad.

En DEXign os animamos a buscar una playlist que estimule vuestra concentración y os motive para llevar el teletrabajo de la forma más positiva posible. Nosotros te proponemos nuestra lista de música para trabajar:

Dexign’s playlist

Herramientas para teletrabajar

A continuación, os mostramos algunas herramientas que usamos en DEXign cuando teletrabajamos y que os ayudarán a ser productivos en vuestro trabajo diario desde casa.

1. Microsoft Teams para videollamadas

Si te encuentras inmerso en un proyecto en equipo, tendrás que utilizar una herramienta que te permita comunicarte con tus compañeros. Para ello, asegúrate de tener una red Wifi en casa, o la posibilidad de acceso a una conexión fiable.

Ten ésto en cuenta sobre todo si necesitas hacer una reunión por videollamada o tengas que ponerte en contacto con un cliente.

Además del email para cosas puntuales, la comunicación vía chat es más sencilla si se utiliza un software especializado. Puedes utilizar Whatsapp, pero puede llegar a ser muy intrusivo participar desde tu teléfono personal en grupos de trabajo.

Microsoft Teams
Microsoft Teams

Una herramienta eficaz de trabajo colaborativo es Microsoft Teams. Esta plataforma te permite chatear con tus compañeros, crear chats en grupo, programar reuniones, enviar archivos y fotos. Es muy similar a Skype, con la diferencia de que Teams también recibe colaboración en tiempo real con Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.

De hecho, Microsoft pretende que Teams se convierta en la herramienta principal de Office 365 y con el tiempo pasará a sustituir a Skype For Business.

Teams es una plataforma de Microsoft Office 365 pero actualmente, los usuarios que no tienen esta licencia también podrán acceder a la herramienta.

2. Trello o Asana para planificación de tareas

Trello es una herramienta de gestión permite ordenar las tareas de cada miembro del equipo en proyectos. De esta manera se puede tener en una sola pantalla las tareas pendientes de cada proyecto, quién debe realizarlas y en cuánto tiempo.

Trello - herramientas para que el teletrabajo sea productivo
Trello

Es una plataforma muy útil para el trabajo a distancia cuando se llevan a cabo proyectos en grupo. Además, es posible hacer listas de tareas, adjuntar archivos y compartir comentarios. Si es la primera vez que tu equipo utiliza este tipo de herramientas, es sin duda la más sencilla para empezar.

Si en cambio ya utilizas Trello o alguna plataforma similar, como Slack, y quieres evolucionar hacia alguna más compleja, sin duda la vuestra es Asana. Esta herramienta permite muchas más funcionalidades y formas de organización que, sin duda, ayudarán a mejorar la comunicación y productividad de tu equipo.

3. Envío de archivos por We Transfer

Para el envío de archivos de gran tamaño, te recomendamos We Transfer, un servicio online y gratuito de transferencia de archivos.

We Transfer - herramientas para que el teletrabajo sea productivo
We Transfer

Simplemente hay que adjuntar el archivo que haya que enviar y el correo electrónico del destinatario. Éste recibirá un enlace de descarga directo y al emisor le llegará una notificación cuando el receptor reciba el email y lo abra.

4. Edita y visualiza imágenes en grupo con Canva

Canva
canva

Si necesitas compartir con tu equipo imágenes sencillas y plantillas de imágenes, Canva se ajusta perfectamente a tus necesidades. Esta herramienta online permite crear un grupo de trabajo en los que puedes compartir tus diseños para que los demás lo editen o lo descarguen. Es una buena forma de tener siempre al alcance del equipo los elementos creativos necesarios en el día a día.

Con estos consejos y herramientas seguro que tu equipo puede darle un empujón al teletrabajo y descubrir las ventajas de trabajar en casa.

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